企业合同管理流程一张图看懂

  在市场竞争日趋激烈的互联网时代,加强合同管理是争取企业经济效益的最佳途径。那么一般情况下,企业合同管理流程是怎样的?主要包括哪些内容?我们一起来看看吧~

  从上图可以看出,企业合同管理流程大致分为合同准备阶段、合同签署阶段、合同履行阶段、合同归档阶段四大类,包含合同文本的拟定、审核、签署、执行与归档等环节。

  1.合同管理流程——准备阶段的风险:合同准备阶段的风险主要在于合同文本的拟定,易出现合同内容和条款不完整、表述不严谨,或存在重大疏漏和欺诈等现象。

  2.合同管理流程——签署阶段的风险:签署阶段易存在超越权限签订合同,合同被代签、冒签,合同印章管理不当,签署后合同被篡改、遭泄露等隐患。

  3.合同管理流程——履行阶段的风险:人工管理不易跟踪合同履行情况,重要节点无法及时处理,易导致合同纠纷。

  4.合同管理流程——归档阶段的风险:手工合同归档工作量大,存储期间合同易被人偷窃、篡改。

  综上所述,传统纸质合同管理流程中的每一个环节都存在风险隐患,为了避免风险产生,企业需要一款安全、便捷的合同管理方式——法大大电子合同管理系统。

  法大大电子合同管理系统具备强大的在线+海量合同模板,支持本地合同导入、新建编辑文档、直接使用合同模板,用户可自由的在线编辑各类文档、电子合同、合作协议、公告通知等内容,帮助企业高效的生成规范性合同文本。

  ①审批:法大大电子合同管理系统支持合同审批、用印审批、借阅审批等企业管理过程中涉及到的各类审批类型;还可以预设审批模板,支持顺序审批、无序审批,满足不同企业内部审批流程的需要。

  ②签署:法大大电子合同从发起到签署完成只需1分钟,可通过邮件/短信通知签署人,不错过任何一份重要文件签署;支持多重验证签署方式,杜绝越级签署、冒签、代签,合同被泄露、篡改等隐患;签署过程全程自动存证,为证据链提供足够支持,支持法大大技术出证或司法鉴定出证。

  ①合同归档:合同签署完后,法大大电子合同管理系统会自动通知归档人员入库归档,归档信息包括合同金额、起止时间、合同执行状态等各标签,并可关联合同项目,合同所属项目及成员一目了然;

  ②合同检索:法大大电子合同管理系统支持关键词搜索、按组织架构/文件类型分类快速查找,一键搜索让文件归类管理更便捷;

  ③合同借阅:合同被归档入库后会自动加密,其他人如需查看则需要申请借阅权限,权限可细分至每位人员,也可按时效性开启,到期自动回收阅读权限;

  ④合同下载:电子合同签署完后保存在云端存储,企业可随时随地下载合同查看合同内容详情;

  ⑤闹钟提醒:企业还可对合同、文件等设置特定事项闹钟提醒,法大大电子合同管理系统支持手机短信、邮件、平台消息提醒等多种提醒方式,方便企业处理合同与资质过期、续费等事项,解放人力。

  法大大电子合同管理系统可随意组合各字段要素自定义导出数据报表,从风险、资金、进度、合同到期情况等不同维度对合同数据统计分析,为企业决策提供依据。

  相比传统的纸质合同管理流程,电子合同管理流程更加简单明了,在功能性和使用性上优于传统合同管理流程,更加适合互联网企业高速发展的需要。