合同管理的措施及方法

  合同管理的措施及方法_建筑/土木_工程科技_专业资料。第七章 合同管理的措施和方法 7.1 合同管理的主要内容: 在工程实施过程中都会遇到很多不可预见因素,从而出现工程变更、工程延 期、 费用索赔, 甚至引起合同纠纷。 因此合同管理的监控实际上是一个动态

  第七章 合同管理的措施和方法 7.1 合同管理的主要内容: 在工程实施过程中都会遇到很多不可预见因素,从而出现工程变更、工程延 期、 费用索赔, 甚至引起合同纠纷。 因此合同管理的监控实际上是一个动态过程, 必须实行合同跟踪管理,主要合同纠纷监控措施有以下几个方面: 1、建立合同跟踪管理的工作程序及工作制度。通过建立工地例会和工程变 更、费用索赔、计量支付等合同管理程序,保证合同顺利执行,降低合同纠纷的 发生机率。 2、对合同实施情况进行跟踪检查。项目监理部通过日常巡视和工地例会, 将实际情况和合同资料进行对比分析,找出其中的偏离及其原因,并采取相应措 施,使合同管理始终处于受控状态。针对合同执行过程中出现的重大事件,及时 报告业主,并进行协调,通过监理月报,定期将当月合同执行情况及风险分析和 预控措施上报业主。 3、工程变更的管理 (1)项目监理机构应按下列程序处理工程变更: ①设计单位对原设计存在的缺陷提出的工程变更,应编制设计变更文件;建 设单位或承包单位提出的工程变更,应提交总监理工程师,由总监理工程师组织 专业监理工程师审查。 审查同意后,应由建设单位转交原设计单位编制设计变更 文件。当工程变更涉及安全、环保等内容时,应按规定经有关部门审定。 ②项目监理机构应了解实际情况和收集与工程变更有关的资料。 ③总监理工程师必须根据实际情况、设计变更文件和其他有关资料,按照施 工合同的有关条款, 在指定专业监理工程师完成下列工作后,对工程变更的费用 和工期作出评估: A、定工程变更项目与原工程项目之间的类似程度和难易程度; B、定工程变更项目的工程量; C、定工程变更的单价或总价。 ④总监理工程师应就工程变更费用及工期的评估情况与承包单位和建设单 位进行协调。 ⑤总监理工程师签发工程变更单。 1 工程变更单应符合《实施指南》规定的格式,并应包括工程变更要求、工程 变更说明、工程变更费用和工期、必要的附件等内容,有设计变更文件的工程变 更应附设计变更文件。 ⑥ 项目监理机构应根据工程变更单监督承包单位实施。 (2)项目监理机构处理工程变更应符合下列要求: ①项目监理机构在工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权后, 应按施工合同规定与承包单位进行协商,经协商达成一致后,总监理工程师应将 协商结果向建设单位通报,并由建设单位与承包单位在变更文件上签字; ②在项目监理机构未能就工程变更的质量、 费用和工期方面取得建设单位授 权时,总监理工程师应协助建设单位和承包单位进行协商,并达成一致; ③在建设单位和承包单位未能就工程变更的费用等方面达成协议时, 项目监 理机构应提出一个暂定的价格, 作为临时支付工程进度款的依据。该项工程款最 终结算时,应以建设单位和承包单位达成的协议为依据。 4、工程延期及工程延误的处理 (1)当承包单位提出工程延期要求符合施工合同文件的规定条件时,项目 监理机构应予以受理。 (2)当影响工期事件具有持续性时,项目监理机构可在收到承包单位提交 的阶段性工程延期申请表并经过审查后, 先由总监理工程师签署工程临时延期申 请表并经过审查后,先由总监理工程师签署工程临时延期审批表并通报建设单 位。 当承包单位提交最终的工程延期申请表后,项目监理机构应复查工程延期及 临时延期情况,并由总监理工程师签署工程最终延期审批表。 工程延期申请表应符合《实施指南》JL-A012 的格式;工程质量事故报告 应符合 《实施指南》 SG-001 格式; 工程最终延期审批表应符合 《实施指南》 JL-B007 的格式。 (3)项目监理机构在作出临时工程延期批准或最终的工程延期批准之前, 均应与建设单位和承包单位进行协商。 (4)项目监理机构在审查工程延期时,应依下列情况确定批准工程延期的 时间: ①施工合同中有关工程延期的约定; 2 ②工期拖延和影响工期事件的事实和程序; ③影响工期事件对工期影响的量化程度。 (5)工程延期造成承包单位提出费用索赔时,项目监理机构应按监理规范 第 6.3 节的规定处理。 (6)当承包单位未能按照施工合同要求的工期竣工交付造成工期延误时, 项目监理机构应按施工合同规定从承包单位应得款项中扣除误期损害赔偿费。 5、合同争议的调解 (1)项目监理机构接到合同争议的调解要求后应进行以下工作: ①及时了解合同争议的全部情况,包括进行调查和取证; ②及时与合同争议的双方进行磋商; ③在项目监理机构提出调解方案后,由总监理工程师进行争议调解; ④当调解未能达成一致时, 总监理工程师应在施工合同规定的期限内提出处 理该合同争议的意见; ⑤在争议调解过程中,除已达到了施工合同规定的暂信履行合同的条件之 外,项目监理机构应要求施工合同的双方继续履行施工合同。 (2)在总监理工程师签发合同争议处理意见后,建设单位或承包单位在施 工合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议,在符合施工合同的前提 下,此意见应成为最后的决定,双方必须执行。 (3)在合同争议的仲裁或诉讼过程中,项目监理机构接到仲裁机关或法院 要求提供有关证据的通知后,应公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证 据。 6、合同的解除 (1)施工合同的解除必须符合法律程序及合同约定的相关条款。 (2)当建设单位违约导致施工合同最终解除时,项目监理机构应就承包单 位按施工合同规定应得到的款项与建设单位和承包单位进行协商, 并应按施工合 同的规定从下列应得的款项中确定承包单位应得到的全部款项, 并书面通知建设 单位和承包单位: (3)由于承包单位违约导致施工合同终止后,项目监理机构应按下列程序 清理承包单位的应得款项, 或偿还建设单位的相关款项,并书面通知建设单位和 3 承包单位: (4)由于不可抗力或非建设单位、承包单位原因导致施工合同终止时,项 目监理机构应按施工合同规定处理合同解除后的有关事宜。 7.2 合同管理的措施 7.2.1 明确合同在建设项目管理中的地位和作用 合同在建设项目管理过程中正在发挥越来越重要的作用,具体来讲,合同在 建设项目管理过程中的地位和作用主要体现在如下三个方面: 1.1、合同是建设项目管理的核心 通过对承包内容、范围、价款、工期和质量标准等合同条款的制订和履行, 业主和承包商可以在合同环境下调控建设项目的运行状态。 通过对合同管理目标 责任的分解, 可以规范项目管理机构的内部职能,紧密围绕合同条款开展项目管 理工作。因此,合同始终是建设项目管理的核心。 1.2、施工合同是承发包双方履行义务、享有权利的法律基础 为保证建设项目的顺利实施,通过明确承发包双方的职责、权利和义务,可 以合理分摊承发包双方的责任风险, 建设工程合同通常界定了承发包双方的基本 权利义务关系。合同中明确约定的各项权利和义务是承发包双方的最高行为准 则,也是双方均应履行的义务和享有权利的法律基础。 1.3、合同是处理建设工程项目实施过程中各种争执和纠纷的法律依据作为 合同的一种特定类型,建设工程合同同样具有一经签订即具有法律效力的属性, 同时也是处理建设项目实施过程中各种争执和纠纷的法律依据。 7.2.2.合同管理的预控措施 2.1、合同订产前,项目监理部采取市场预测、调查分析等方法,提前向建设单 位提出建议,作好签订合同前充分准备。 2.2、合同订立中,协助建设单位与承包单位、材料供应单位签定各类合同,审 核有无含混字句及分工不明、 责任界线不清的条款,并根据监理经验对容易出现 问题和纠纷及可能引发索赔的地方,明确提出相应条款,避免因合同缺陷导致日 后被动。 2.3、对建设单位签订的工程建设各合同进行履约分析和风险分析,预测各份合 同履行中可能出现的问题或纠纷,报告建设单位,采取有效措施,加以防范。 2.4、提醒或协助建设单位履行合同,按合同时限规定按期交付施工场地,按时 4 提供图纸,地勘报告等;及时对材料、设备进行验收、清点;参加隐蔽验收;协 助业主对施工方提出事项按合同时限要求及时予以答复处理, 如期做好工程款支 付等,避免因建设单位的原因引起的工期延误和索赔发生。 7.2.3 工程暂停及复工管理措施 3.1、工程暂停及复工管理也是监理保证质量安全的有力措施。 3.2、在施工中出现了质量、安全隐患或承包单位未经许可擅自施工等情况,监 理会要求工程暂停施工。总监理工程师在征得建设单位意见后,签发“工程暂停 令” ,并宜会同有关各方,根据暂停工程影响的范围和影响程度,按施工合同约 定,处理因工程暂停引起的工期,费用有关问题。 3.3、因非承包单位的其它原因暂停施工时,总监在签发“工程暂停令”前,应 就有关工期和费用事宜与承包单位进行协商。 3.4、工程暂停原因消失,具备复工条件,总监应及时提醒,及时审签承包单位 的“工程复工报审表” 。 7.2.4 合同履行中工程变更管理措施 4.1、在工程实施过程中,严格控制工程变更,减少不必要的变更,尽量控制有 可能引起较大经济、工期索赔的变更。 4.2、发生工程变更时,要求承包单位将工程变更引起的费用和工期增减一并报 监理审核,监理根据实际和相关图纸资料,按施工合同的有关条款予以审查,审 核意见征求设计院意见并与承包单位,建设单位协商后签认。 7.2.5 工程延期及延误的处理 (1)当索赔事件与工期延期有关联时,只有当承包单位提出的工程延期申请符合 施工合同文件的规定条件时,项目监理部才予以受理。 (2)在工程延期事件发生后,项目监理部将做好以下工作: 1)向建设单位转送承包单位提交的工程延期意向报告; 2)对工程延期事件随时收集资料,并做好详细记录; 3)对工程延期事件进行分析、研究,对减少损失提出建议; 4)书面通知承包单位采取必要措施,减少对工程的影响程度。 (3)项目监理机构在作出临时工程延期批准或最终的工程延期批准之前,均应与 建设单位和承包单位进行协商。 在审查工程延期时,应依下列情况确定批准工程 延期的时间: 5 1)施工合同中有关工程延期的约定; 2)工期拖延和影响工期事件的事实和程度; 3)影响工期事件对工期影响的量化程度。 5.4、当承包单位未能按照施工合同要求的工期竣工交付造成工期延误时,项目 监理机构应按施工合同规定协助业主进行反索赔, 从承包单位应得款项中扣除误 期损害赔偿费。 7.2.6 合同争议的调解 (1)协助业主处理与工程项目有关的合同争议及合同纠纷, 尽可能减少索赔机会。 (2)合同争议和合同纠纷一旦发生,及时了解事态情况,收集整理有关资料,做 到证据齐全,依据可靠,采用与争议双方进行磋商或组织工地会议协调各方,并 提出处理意见,通过与双方协商,尽力争取达成一致,做到公正处理,避免事态 扩大。 (3)协助业主督促各方严格按合同办事,严格按合同规定的变更条件审核工程变 更,尽量控制有可能引起较大经济索赔的变更,控制情况予先报告业主,与业主 商议后再签认,尽量减少不必要的工程洽商和预算外费用的增加。 (4)当调解未能达成一致时,协助业主在合同规定的期限内提出处理意见。并准 备提供仲裁机关线合同交底 总监理工程师一方面要将合同分析和合同分析文件下达给具体的责任人,如 合同管理工程师, 向整个项目监理班子宣讲合同精神, 落实合同责任与合同规定; 另一方面,要向参加项目实施的各方宣讲合同精神,落实合同责任与合同规定, 使参加项目的各个实施者了解相关合同的内容,并能熟练的掌握它。 7.3.2合同跟踪 在施工现场,合同管理监理工程师将起着“漏洞工程师”的作用。他并不是 寻求与其他各方面的对抗, 而是以积极合作的精神, 协助各个方面完成各个合同。 项目施工前寻找合同和计划中的漏洞,以防造成对工程的干扰,对工程实施起预 警作用,将计划、工作安全做的更完备。 及时地寻找和发现项目监理部在合同执行中出现的漏洞、失误,以保证项目部在 发出指令或决策时没有违反合同,不会因此产生索赔。 6 7.3.3合同监督 给施工单位项目经理、项目部各职能人员、所属承(分)包商在合同关系上 予以帮助,解释合同,做工作指导,对来往信件、会谈纪要、指令等进行合同法 律方面的审查。 协助项目经理正确行使合同规定的各项权利,防止产生违约行 为。 对工程项目的各个合同执行进行协调。 7.3.4 合同管理的其他方法 (1)加强对承包商的资质管理。通过严把建筑承包商资质管理关,解决目前建筑 市场上供求失衡与过度竞争问题。同时,各级建设行政主管部门要加强对各方参 建主体市场行为的监督管理, 特别是对承包商的违法行为要严肃处理,确保建筑 市场的规范、健康发展。 (2)加强建设工程招投标管理,建立与工程量清单相配套的工程管理制度、合同 管理制度。国家已经出台了招投标法,并全力推行工程量清单招投标。建议在建 设工程招标应该重视原则,突出效果。同时,积极按工程量清单计价方式进行合 同管理,使得招投标所确定的中标价在建设工程项目的实施过程中严格执行。 (3)在合同管理方面要借鉴国际先进经验,加速建立和完善市场经济需求的新的 合同示范文本。新的建设工程施工合同示范文本,在很大程度上应参考 FIDIC 合同文本格式, 对原建设工程合同文本应进行较大的修改,这样才有利于促进建 筑市场的健康、有序发展。 (4)加大合同管理力度,保证施工合同全面履行。为保证施工合同全面履行,建 设行政管理部门应把施工合同管理工作列为整顿规范市场工作的重要内容。 要在 严把审查关的基础上,加大合同履约的稽查。 (5)推行合同管理人员持证上岗制度。加强建设工程项目合同管理队伍建设。各 级建设行政主管部门应加强合同管理人才的培养, 实行建设工程合同监督管理人 员持证上岗制度,是提高建设工程项目合同管理效果的重要举措。 (6)加强合同管理体系和制度建设。建设工程项目的建设主体各方应重视合同管 理机构设置和管理工作。做好合同签订、合同审查、合同授权、合同公证、合同 履行的工作。建立健全合同管理制度,严格按照规范程序进行操作,以提高合同 履约水平。 (7)加强施工合同索赔管理工作,是培育和发展建设市场的一项重要内容。提高 索赔意识是承发包方亟待解决的问题。 施工合同是工程项目在实施过程中索赔的 7 依据, 索赔则是合同管理的延续。索赔要求承包方在签订合同时要充分考虑各种 不利因素, 分析合同变更和索赔的可能性,采取最有效的合同管理策略和索赔策 略,在合同整个履行过程中,要随时结合施工现场实际情况,结合法律法规进行 分析研究,以利于履行合同。这不仅有利于保护自己的合法权益,更重要的是有 利于企业尽快适应国际惯例,提高企业未来竞争能力。 (8)加强合同及相关文件归档管理工作。做好资料归档工作决不是简单的文档管 理问题,应专人负责,负责到底。 7.4 索赔管理 7.4.1索赔管理的方法 1)监理工程师在索赔管理中的主要任务: (1)对导致索赔的原因有充分得预测和防范; (2)通过有力的合同管理,防止或减少干扰事件的发生; (3)对已发生的干扰事件及时采取措施,以降低它的影响及损失; (4)随时跟踪索赔事件过程,及时收集与索赔有关的资料; 参与索赔的处理过程, 审核索赔报告,反驳承包单位不合理的索赔要求或索赔要 求中不合理的部分,使索赔得到圆满解决。 2)监理部受理索赔的范围: (1)因不可抗力,致使工程、材料或承包单位的其他财产遭到破坏或损坏而引 起的更换和修复所发生的费用。 (2)有经验承包单位无法预见的不利自然条件造成施工费用增加。 (3)非承包单位原因引起的费用增加,包括:延迟提交设计图纸; (4)未按施工合同约定和经批准的施工进度计划及时提供施场地而引起承包单 位费用的增加; 3)监理单位受理承包单位提出的费用索赔的条件: (1)费用索赔事件发生后,承包单位在合同约定的期限内,提交了书面索赔的 意见报告; (2)承包单位按合同约定,提交了有关费用索赔事件的详细资料和证明材料; (3)费用索赔事件终止后,承包单位在合同约定的期限内,向监理单位提交了 正式的《费用索赔申请表》 。 4)监理工程师审查与评估的内容: 8 (1)费用索赔申请报告的程序、时限是否符合合同要求; (2)费用索赔申请报告的格式和内容是否符合规定; (3)费用索赔申请资料是否真实、期权、手续完备; (4)申请索赔的合同依据、理由是否正确,充分; (5)索赔金额的计算原则与方法是否合理、合法,计算结果是否正确。 9