合同管理应做好的五项关键工作

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  合同管理应做好的五项关键工作 合同是企业的利润之舟, 决定企业的盈亏, 合同是个过程, 企业应当对合同进行全过程管理, 管理不好合同,就管理不好企业,著名企管专家谭小芳老师的经典课程《合同管理培训》实 战实用、方法高超、案例鲜活,推荐给企业高管及法务、供应、销售、基建、财务、质检、 仓储、运输、行政部门的管理人员。 在为利而展开的经营管理活动中,到处闪现着一个精灵的身影——合同。合同之管理, 关乎企业之兴衰成败,生死存亡,关乎企业领导人之是非功过,宠辱毁誉。解决企业合同管 理问题,需从“三个到位”入手,即人员到位,制度到位,工作到位——人员到位就是建立 起规范的合同管理机构、 配备称职的合同管理人员。 制度到位就是建立和完善合同管理相关 制度,规范管理行为,从制度上保障合同风险降低到最低限度。工作到位就是在人员到位和 制度到位的前提下,抓好合同从谈判到签订、履行、纠纷处理各个环节的具体工作。 合同要由企业法律顾问部门管理。在市场经济条件下,企业为实现一定的经济目的,明 确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同, 企业通过合同所确立的民事关系, 是—种受 法律保护的民事法律关系’ ,所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行 为。由此可见,由于合同本身的特征,决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理 工作,已超越了企业自身的界限,使之成为一种受法律规范和调整的社会关系,涉及大量的 法律专业问题,所以合同应由企业法律顾问部门管理。 合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模 式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查 和指导的职责。具体操作上,对合同实行分级、划块管理,各业务部门(主要有供销、基建、 技改等)和所属各单位作为台同二级管理单位,负责本部门、本单位的合同签订和履行,并 向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。 这样,企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实,形成完 善的合同管理体系。 合同管理的具体内容合同关系自始至终是一种法律关系, 所以现代企业 的合同管理也应当是自始至终的全过程的、 全方位的管理。 平梵老师根据多年来我国企业的 合同管理实践,合同管理应做好如下几项工作: 1、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度人 手, 制定切实可行的合同管理制度, 使管理工作有章可循。 合同管理制度的主要内容应包括: 合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办 法, 合同示范文本管理, 合同专用章管理, 合同履行与纠分处理, 合同定期统计与考核检查, 合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度,做到管理层 次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控 制状态。 2、加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同 管理的质量。建议企业通过学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,坚持 持证上岗和年检考核制度,这不但增强了合同管理人员的责任感,也提高了合同法律意识。 3、重大合同审查管理。 企业重大合同主要有:中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同,独家代理协议、 重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业 的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来, 做为合同的重点管理对象, 从合同的项目 论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理 的全过程,都由法律顾问部门参与,严格管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业 合法权益。 4、履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为 的发生,所以;企业法律顾.问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企 业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防 止违约的发生。另外,合同结算是合同履行的主要环节和内容,法律顾问部门同财务部门密 切配合;把好合同的结算关至关重要,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督, 具体可采取或制定贷款支付复核程序,实施有效的管理。 5、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承 担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。谭老师表示,法律顾问部门审查合同时选 择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况, 及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。合同 管理要做到以下三点: 一.构成原理。任何合同都是特定的交易主体经过博弈,在特定的时间、空间、背景下, 以特定的交易条件就特定标的所达成的利益平衡。 因此, 合同中的任何权利义务都应该是有 限的。合同在本质上是一种经济行为,法律人的职责是将相关的权利义务明确化、合法化, 最大限度地减少合同履行过程或结果的不确定性,以规避风险和损失。 二.表述原理。合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同, 受法律保护。 《中华人民共和国合同法》第 2 条:合同是平等主体的自然人、法人、其他组 织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。婚姻、收养、监护等有关身份关系的协 议,适用其他法律的规定。合同为一种合意,依此合意,一人或数人对于其他一人或数人负 担给付某物、作为或不作为的债务。这是大陆法系关于合同的经典定义。 三.质量原理。买卖合同质量纠纷是因买卖合同质量产生争议而提起的诉讼,即买受人 认为出卖人交付的标的物质量不符合合同约定而提起的诉讼, 在此种诉讼中, 原告一方当事 人即为合同的买受人一方;而被告则为合同的出卖人一方。在司法实践中,应当依以下原则 确定判断买卖合同标的物是否合格的标准。 1.当事人可以在合同中约定标的物的质量标准,只要该约定不违反法律和行政法规的 强行性规定, 即可以按当事人约定的标准判断出卖人交付的标的物是否符合要求。 当事人对 合同标的物的质量标准未作约定或者约定不明确的,依《合同法》第 61 条的规定,可以协 议补充;不能达成补充协议的,可以按照买卖合同的有关条款或者交易习惯确定。3.当事 人就有关标的物的质量标准未作约定或者约定不明确。 签了合同,并不意味着合同就自动生效、执行。原因往往并不是供应商拒绝执行,而是 采购方忽略有些条款。例如 VolumeRebate,一般是根据对供应商的每年采购额来提成,有 时候采购量超过下限但采购方没有去收。 年复一年的降价也是如此。 有时候到了降价时间但 采购方的订单上还是老价钱。 对内部来说,确保内部客户使用合同供应商也是合同执行的重要一环。情况往往是,你 签订了合同, 工程设计部门却在用没签订合同的供应商, 办公室耗材部仍在随便从别的供应 商采购。 缺乏自动的合同管理系统是一个原因, 因为内部客户不一定知道哪些供应商是合同 供应商。合同供应商的绩效表现是另一个原因:表现不理想,内部客户不愿意用。这些都得 供应管理部门去解决。 企业合同管理是市场经济条件下企业管理的―项核心内容, 企业管理的方方面面都应围 绕着这个核心而开展。 在市场竞争日趋激烈的当今, 加强合同管理是争取企业经济效益的最 佳途径。放松工程建设过程中的合同管理,就很难取得工程盈利,甚至造成工程亏损。 1.增强合同和索赔意识。由于中国长期受计划经济影响,国内工程管理中合同管理和索 赔尚未引起业主和承包商的高度重视。 所以, 首先应加强对经理部各层次的管理人员进行合 同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育。其次还要研究 FIDIC 合同条件、研究国际工程 承包商的合同管理方法与程序、 研究国际工程合同与索赔案例, 使项目组成员认识到这个问 题的重要性,重视合同和合同管理。合同意识是市场经济意识、法律意识、工程管理意识的 综合体现。 2.严格进行合同交底。 首先应该由公司合同管理人员向项目负责人及项目合同管理人员 进行合同交底,全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处 理。其次,项目负责人向项目部职能部门负责人进行合同交底,并解答各职能部门提出的问 题,形成书面交底记录。 3.加强合同变更管理。合同变更是索赔的重要依据,因此对合同变更的处理要迅速、 全面、系统。合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来。在合同变更中,量最大、 最频繁的是工程变更, 它在工程索赔中所占的份额也最大。 这些变更最终都是通过各分包商 体现出来。 对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理, 是确定索赔与反索 赔的重要的直接的依据。 4.建立合同实施的保证体系。首先要建立合同管理的工作程序。在工程实施过程中,要 协调好各方面关系,使总承包合同的实施工作程序化、规范化,按质量保证体系进行工作。 其次还要建立文档系统。 项目上要设专职或兼职的合同管理人员。 合同管理人员负责各种合 同资料和相关的工程资料的收集、整理和保存。